How To Write Email?
চিঠি দেয়ার যুগ শেষ ডিজিটাল এখন বাংলাদেশ
এই ডিজিটালের যুগে প্রযুক্তির ছোঁয়ায় আমরা পুরাতন চিঠিকে ভূলে গিয়ে নতুন চিঠিকে আঁকড়ে ধরেছি।যার নাম ইলেকট্রনিক মেইল বা ইমেইল।সাধারণত দৈনন্দিন জীবনে আমরা ইমেইল ব্যবহার করিনা।সাধারণভাবে আমাদের ইমেইল ব্যবহার করা হয় কোন গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ পাঠাতে বা হাই রেজুলেশন ছবি আদান প্রদান করতে।কিন্তু এই সাধারণ কাজটিই অসাধারণ হয়ে উঠে যখন আমরা প্রফেশনাল জীবনে প্রবেশ করি।এই জীবনে প্রতিদিন ইমেইল চেক করা বাধ্যতামূলক হয়ে দাঁড়ায়।কারন, সব গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এই মাধ্যমেই আদান প্রদান হয়।এই অতি সহযোগী মাধ্যমটি ব্যবসায়ের কাজে অতি গুরুত্বপূর্ণ একটি মাধ্যম।ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে ইমেইলের বিভিন্ন ধরণ আছে।ধরনগুলোর মধ্যে কিছু হল ----
* Newsletter (বিভিন্ন ওয়েবসাইটে মেইল দিয়ে সাবসক্রিপশন করা পর আমরা যে লেটারগুলো পাই)
* Standalone Email (একটি সিঙ্গেল ইমেইল)
* Lead Nurturing Email (ক্লায়েন্ট খোঁজার জন্য বা ক্লায়েন্ট এ রুপান্তর করার জন্য এ ধরনের মেইল ব্যবহৃত হয়)
* Transactional Email (কোন কিছু এপ্রুভ করার ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়)
* Milestone Email (প্রতিষ্ঠানের অর্জন এর সময় উদযাপন করার ক্ষেত্র এই ইমেইল ব্যবহৃত হয়)
* Plain Text Email (নরমাল ইমেইল)
* Formatted Email (ফরমেট করার ইমেইল)
* Mobile Optimized (মোবাইল উপযোগী ইমেইল)
একটি কার্যকরী ইমেইল লেখার ধাপগুলো হলো --
* সঠিকভাবে অডিয়েন্সের উদ্দেশ্য জানুন।
* মেইলের টোন ঠিক করুন।
* সাবজেক্ট লাইন যথাযথ ভাবে লিখুন।তা যেন পুরো মেইলের বডি কে সঠিকভাবে রিপ্রেজেন্ট করে।
* মেইলের বডি টি লিখুন।
* গ্রামাটিক্যাল ভূলগুলো যাচাই করুন এবং সহজে ছোটকরে উপস্থাপন করুন।
* ফরমেটিং করুন
* আপনার রেসিপিয়েন্ট বা যার কাছে পাঠাবেন তার মেইল আইডিটি ইনপুট করুন।
* মেইলটি পাঠিয়ে দিন।
* আবার পুণরায় যাচাই করুন।
এখানে মেইলের টোন বলত মেইল লেখার ক্ষেত্রে শব্দের চয়নকে বোঝানো হয়েছে।বিভিন্ন চিহ্নের মাধ্যমে বিভিন্ন ভাব প্রকাশ করা হয়।তাই খেয়াল রাখুন কখন কি টোন ব্যবহার করছেন।আর রেসিপিয়েন্ট প্রথমেই দিবেন না কারন, মেইলটি লেখা অবস্থায় ভূলে সেন্ডে ক্লিক পড়ে গেলে অসমাপ্ত মেইলটি সেন্ড হয়ে যাবে।তাই পুরো মেইলটি লেখার পর যাচাই করে রেসিপিয়েন্ট এড করুন।এতে ঝুঁকিমুক্ত থাকা যায়।
কিছু কাজ কখনোই করা উচিত নয়।তা হল --
* জারগন ব্যবহার থেকে বিরত থাকুন।কারন, এটি প্রফেশনাল বিহেভিয়ার প্রদর্শন করে না এবং অনেকে এগুলোর অর্থ বুঝতেও পারেন না।
* ইমোজি ব্যবহার থেকে বিরত থাকুন।কারন এটি প্রফেশনাল বিহেভিয়ার প্রদর্শন করে না।
* সব শব্দে ক্যাপস লক ব্যাবহার থেকে বিরত থাকুন।কারন, ক্যাপস লক দিয়ে চিৎকার করে কিছু বলাকে বোঝানো হয়।তাই মেইলের টোনটাই পরিবর্তন হয়ে যায় যা মেইলটিকে অকার্যকর করে তোলে।
মেইল পাঠানোর ক্ষেত্র To,CC,BCC র দিকে খেয়াল রাখুন এবং কোন এটাচমেন্ট লাগবে কি না তাও যাচাই করুন।
To তে যাকে পাঠাবেন তার মেইল আইডি দিবেন।
CC (Carbon Copy) তে যারা থাকবে তারা শুধু দেখবে আপনি মেইলটা কাকে কাকে পাঠিয়েছেন।
BCC (Blind Carbon Copy) তে যারা থাকবেন তাদের সম্পর্কে কেউ জানতে পারবে না।
Increase Readability (5 second war) এমন ভাবে মেইলটি লিখুন যাতে ৫ সেকেন্ডের ভিতরই আপনার মেইলটি সম্পর্কে ধারণা করা যায়।
সবসময় মেইল পাঠানোর সময় নয় (গুরুত্বপূর্ণ কাজ ব্যাতিরেখে)।যাকে মেইল পাঠাবেন তার মেইল চেক করার সময়টা সম্ভব হলে জেনে নিয়ে। সাধারণত মানুষ সকালে ও দুপুরের খাবারের পর মেইল চেক করে থাকেন।
অনেক সময় আমরা মেইলে Hello sir, Dear sir এসব লিখে থাকি।কিন্তু আপনি যদি অপর প্রান্তের মানুষটি না চিনেন তাহলে Dear Concern লেখাটা উত্তম।
আপনার মেইলের সফটওয়ারটিতে গিয়ে সিগনেচার এরে করে নিন।তাহলে বারবার মেইল পাঠানোর সময় সিগনেচার টি দিতে হবেনা।সিগনেচারটি হতে পারে এমন ---
Best Regards
Your Name
Your Designation
Your Institute
Your Website / Social Media Link
No comments